Как правильно организовать и провести конференцию в Москве

Москва уже давно является не только столицей Российской Федерации, но и культурным, научным и социальным центром всего Евроазиатского региона. Ежегодно Москва становится местом проведения порядка 150000 различных официальных региональных и международных сборов, форумов и конференций. Многие организации порой сталкиваются с вопросами организации подобных мероприятий в Москве и не знают с чего начать. Попробует подробно разобраться в этой проблеме и что-то посоветовать полезное.

Если у вас намечается какое-либо важное мероприятие типа сборов, форума или конференции, то его организацию стоит начинать с подбора подходящей площадки для этого, то есть необходимо выбрать зал, который удовлетворял бы вашим требованиям и условиям.

Если размеры аренды такого помещения вас не пугают, то с целью удобства и повышения уровня мероприятия стоит выбирать зал где-нибудь в центре Москвы или же районах, являющихся деловыми или культурными центрами. Стоит отметить, что при определенных условиях и в ряде случаев и в центре столицы можно провести конференцию по более или менее приемлемой стоимости. Да, конечно, это будут небольшие залы и без технического оснащения, однако своими силами их можно привести в соответствие необходимым нормам.

Помещения и залы, как правило, предоставляются гостиницами и отелями, поэтому здесь можно организовать и размещение гостей, прибывших на ваш форум. Если же конференц-зал выбран где-нибудь за пределами отельно-гостиничных комплексов, то вопрос размещения приглашенных будет стоять отдельно.

Кроме этого, организаторам мероприятия необходимо будет обеспечить:

• оформление конференц-зала необходимыми декорациями и оснащение его необходимой акустической и демонстрационной техникой
• изготовление брошюр, буклетов, рабочих папок с набором всего необходимого для участников мероприятия
• организацию кофе-брейков и ланчей, а также при необходимости полноценного трехразового питания
• перевозку гостей в случае их размещения на проживание в местах, удаленных от расположения конференц-зала, при этом следует расписать поминутно движение транспорта, учитывая при этом пробки заторы на улицах столицы
• при необходимости, услуги переводчиков
• экскурсии для иногородних участников мероприятия, как правило, это посещение памятных и культурных мест Москвы
• отдых и развлечения для участников в свободное от проведения мероприятия время (обычно вечернее)
• заказ и презентация участникам памятных подарков и сувениров
• заказ билетов на все необходимые и удобные для гостей виды транспорта с целью их комфортного убытия после окончания мероприятий

Если вы добьетесь максимального выполнения предложенных выше пунктов, то ваше мероприятие пройдет на уровне, удовлетворит участников и будет способствовать развитию вашего бизнеса или какой-либо другой деятельности.

Автор: Алина Стеценко

Ранее работала журналистом ряда российских телеканалов в странах Юго-Восточной Азии и Японии, в настоящее время - русскоязычный гид в Индонезии и Тайланде, сотрудничает с рядом ведущих турфирм России и Украины

Статей на сайте: 49